1. Rekisterinpitäjä
Asoma Oy ”Asoma”
Kutomotie 18, 00380 HELSINKI
(Y-tunnus: 0106718-6)
2. Rekisteristä vastaava henkilö
Nina Ertiö, nina.ertio@asoma.fi, 0468782511
3. Rekisterin nimi
Asoma Oy Asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste
Rekisteriin tallennettavia rekisteröityjä ovat asiakasyritysten yhteyshenkilöt sekä potentiaaliset asiakkaat ja verkkosivustojemme käyttäjät.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus asiakaspalvelu sekä asiakkuuksien ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvien suhteiden hoitaminen ja analysointi, asiakasviestintä ja markkinointi. Tietoja voidaan käyttää myös Asoman liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen sekä asiakasmäärien mittaamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:
- henkilön perustiedot (nimi)
- henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- tilaushistoria
- toimitushistoria
6. Rekisterin käsittelyn periaatteet ja suojaus
- Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.
- Digitaalisesti tallennetut tiedot: Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla.
7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkailta itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan sekä verkkopalveluiden käytön (kuten evästeiden ja vastaavien tekniikoiden) yhteydessä saaduista tiedoista. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina, kuin ne on rekisteröidyltä itseltään saatu, ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
Asoma käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Evästeet voi kieltää säätämällä selaimen asetuksia.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.
9. Henkilötietojesi luovuttaminen kolmansien osapuolten käyttöön ja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman nimenomaista suostumustasi. Luovutamme palveluntarjoajillemme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, joita tarvitaan Asoma:n kanssa solmimasi asiakassuhteen hoitamiseksi (kuten toimitukset). Näissä tapauksissa noudatamme tarkoin EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679). Tietojen luovutus rajoittuu minimiin.
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojesi tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus.
Asoma vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.
Asiakkaalla on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.
